Quelles sont les règles en matière de numérotation de facture ?

Le suivi de la numérotation des factures ne laisse rien au hasard. Les séquences et les séries obéissent à des règles strictes qui s’appliquent aux factures classiques, mais aussi à d’autres documents comptables plus spécifiques. Retour sur quelques règles simples pour assurer la conformité de ses factures et se prémunir contre les sanctions applicables en cas de contrôle fiscal.

Pourquoi numéroter une facture ?

La numérotation des factures est un exercice incontournable dans l’administration d’une entreprise, et ce, pour deux raisons. La première, et non des moindres, est qu’il s’agit d’une obligation prévue par le code générale des impôts, annexe 2, article 242 nonies A. Il n’est donc pas question de s’y soustraire. Toutefois, l’application d’un système de numérotation logique présente d’autres avantages purement pratiques pour l’entreprise en matière de simplicité de gestion et de clarté dans l’organisation interne. Par exemple, le recours à une numérotation intégrant l’année et le mois de facturation permet le plus souvent de faciliter l’archivage des documents.

5 règles à respecter pour numéroter ses factures

La numérotation de facture est un pli à prendre et quelques règles simples permettent d’adopter les bons réflexes en cas de doute.

Un numéro unique par facture

Un même numéro ne saurait être attribué à plusieurs factures. Le suivi d’une séquence chronologique permet d’éviter cet écueil, en appliquant par exemple le modèle : année, suivie du mois et complétée par une suite séquentielle. La suite séquentielle doit être dument suivie, sans rupture. Le 05, s’inscrit ainsi dans la suite logique, du 04 et du 03 et ne doit pas succéder au 01 ou 02. 

Adapter la numérotation selon des séries spécifiques

Il est possible d’adopter des systèmes de numérotation distincts applicables à différentes séries de factures, si les conditions d’exercice le justifient. Il peut s’agir par exemple de plusieurs catégories de clients, des cas de sous-traitance de facturation ou encore de sites multiples de facturation. Dans ces situations, ce sont généralement les préfixes courts qui permettent à l’entreprise d’adapter sa facturation. Une ou plusieurs lettres précédant la numérotation habituelle permettent alors d’identifier en un clin d’œil le type de facture traitée. 

Ne pas supprimer de facture

L’opération vient à l’esprit en cas d’erreur, d’omission, d’annulation ou encore de modification sur une facture non acquittée. Des dispositions spécifiques s’appliquent à chacune de ces situations afin de ne pas avoir recours à la suppression d’une facture. Il est ainsi possible d’établir une facture rectificative. Celle-ci faisant référence à la facture devant être modifiée.

En cas de changement concernant une facture déjà acquittée, c’est la création d’une facture d’avoir qui permet à l’entreprise de conserver la facture initiale. L’avoir permet d’annuler une facture déjà réglée en établissant une facture dont le montant est négatif.

Changer de système de facturation, c’est possible…

À condition de pouvoir justifier de la pertinence de ce changement. L’apparition de nouvelles catégories de client ou de nouveaux canaux de vente font partie des raisons pouvant justifier d’une telle transition vers un système plus approprié. Pour l’entreprise, initier ce changement en début d’année s’avérera plus simple, même si l’adoption d’un nouveau système de numérotation peut se faire à tout moment.  

Le numéro de facture est mentionné sur toutes les pages

Une facture peut comporter plusieurs pages. Dans ce cas, aucune ne doit être éditée sans numéro de facture. Il convient alors de préciser le numéro correspondant à l’ordre des pages « n » par rapport au nombre total des pages qui composent le document « N » : n/N. Pour une facture de plusieurs pages numérotée F-2022-01-0001, chaque page doit reprendre le numéro de facture, complété du numéro de page, par exemple 2/6 pour la deuxième page d’un document de 6 pages.

À noter : l’emplacement de la numérotation sur la facture n’est pas réglementé, mais il est d’usage de faire figurer distinctement ce numéro dans la partie supérieure du document.

Une numérotation spécifique pour les acomptes, avoirs ou pro forma ?

Les acomptes, ou les premiers règlements sur l’achat d’une marchandise ou d’une prestation qui engagent le professionnel et le client, donnent lieu à une facture d’acompte. Ces dispositions sont prévues par l’article 289 du code général des impôts. La facture d’acompte est un document comptable répondant aux mêmes règles qu’une facture standard. Elle doit donc être numérotée afin de s’intégrer dans la série chronologique.

Les avoirs, aussi appelés notes de crédit, constituent une preuve juridique de la modification du montant d’une facture déjà établie. Ce document reprend lui aussi les mentions obligatoires applicables aux factures classiques. La facture d’avoir doit par conséquent présenter une numérotation conforme. Celle-ci peut s’intégrer dans la série des autres factures ou suivre un système de numérotation dédié.

Les factures pro forma, fournies à titre informatif et assimilées à une offre, ne sont pas soumises à l’obligation de numérotation. Il peut en revanche être utile de s’y tenir pour des raisons de fluidité administrative.

Défaut de numérotation : quels sont les risques ?

Le respect de la numérotation telle que définie par la réglementation permet à l’administration fiscale d’effectuer un examen exhaustif en cas de contrôle et de repérer facilement les incohérences dans la comptabilité de l’entreprise.

Le suivi de la numérotation fait partie des mentions obligatoires sur la facture, au même titre que la date d’émission ou la désignation des produits ou prestations. La non-conformité de la facture entraîne des sanctions. Le montant de l’amende est fixé à 75 000 € pour les personnes physiques et à 375 000 € pour les personnes morales. Toute mention manquante ou inexacte est passible d’une amende fiscale de 15 €, plafonnée au quart du montant de la facture.

Le suivi de la réglementation en matière de facturation demande une organisation sans faille, considérablement simplifiée par le recours à des logiciels de gestion spécialisés comme le propose OBAT. La numérotation automatique des factures et l’intégration systématique des mentions obligatoires réduisent le risque d’erreur et donc la probabilité d’exposer son entreprise à d’éventuelles sanctions.